I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Dolnośląska Organizacja Turystyczna (DOT) w ramach swych zadań statutowych organizuje stoiska regionalne Dolnego Śląska na międzynarodowych targach turystycznych poza granicami kraju oraz na targach krajowych.

2. Dolnośląska Organizacja Turystyczna, w konsultacji z członkami DOT, ustali listę targów turystycznych, na których organizowane będzie regionalne stoisko Dolnego Śląska. Targi te będą dla DOT imprezami priorytetowymi.

3. Następujące instytucje i jednostki gospodarcze z terenu Dolnego Śląska mogą uczestniczyć w stoisku regionalnym Dolnego Śląska:

a) członkowie DOT,

b) Lokalne Organizacje Turystyczne w imieniu swych członków,

c) samorząd wojewódzki,

d) samorządy powiatowe i gminne, urzędy miast,

e) biura podróży,

f) hotele,

g) przewoźnicy,

h) uzdrowiska,

i) zarządzane i zagospodarowane atrakcje turystyczne,

j) stowarzyszenia turystyczne,

k) związki i stowarzyszenia gmin nie będące Lokalnymi Organizacjami Turystycznymi,

l) inne jednostki związane z organizacją i obsługą turystyki przyjazdowej.

II. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE ORAZ WARUNKI WSPÓŁFINANSOWANIA

1. Minimalna wielkość powierzchni stoiska / tzw. modułu / jaką można zamówić na stoisku regionalnym wynosi dla:

a) samorządu województwa - 8 m²,

b) samorządów powiatowych – 8 m² ,

c) samorządów gmin i urzędów miast – 4 m²

d) podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w turystyce – 4 m²,

e) Lokalnych Organizacji Turystycznych - 4 m²

f) związków i stowarzyszeń gmin nie będących Lokalnymi Organizacjami Turystycznymi - 8 m²

g) podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w turystyce – 4 m²,

h) stowarzyszeń turystycznych typu non-profit – 4m².

i) innych podmiotów – po uzgodnieniu z DOT, ale nie mniej niż 4 m².

2. DOT stoiska zastrzega sobie prawo do korekty wielkości powierzchni poszczególnych modułów, jeśli układ całego stoiska lub liczba wystawców będzie tego wymagała po wcześniejszych konsultacjach z wystawcami. Podziału powierzchni stoiska regionalnego dokonuje DOT, kierując się przede wszystkim warunkami techniczno –projektowymi, logicznym rozlokowaniem stoisk oraz wielkością zamawianych modułów.

3. Podmiot, który wynajmuje od DOT powierzchnię targową nie ma prawa odsprzedawania ani udostępniania tej powierzchni innemu podmiotowi. Nie ma także prawa do eksponowania i dystrybuowania materiałów promocyjnych innych podmiotów.

4. Dolnośląska Organizacja Turystyczna podejmie starania w celu zdobycia środków na dofinansowanie organizacji stoiska Dolnego Śląska na targach priorytetowych.

5. Uzyskane ze źródeł zewnętrznych środki na organizację targów DOT przeznaczy w pierwszej kolejności na:

- organizację ogólnego stoiska Dolnego Śląska,

- pokrycie kosztów obsługi ogólnego stoiska Dolnego Śląska,

- dolnośląski wpis do katalogu targowego,

- wyposażenie zaplecza stoiska,

- jednolity wystrój stoiska,

- opłatę elementów i powierzchni wspólnych,

- organizację konferencji prasowych.

6. Członkowie DOT będzie obciążani 10 % marżą, członkowie wspierający – 20 %, podmioty, nie będące członkami DOT – 30 % w stosunku do ponoszonych kosztów wynajęcia powierzchni wystawienniczej i innych opłat bezpośrednich.

7. Warunkiem udziału w stoisku regionalnym jest podpisanie umowy z DOT oraz wpłacenie zaliczki w wysokości minimum 70% całkowitego kosztu udziału w tragach nie później niż w 7 dni po podpisaniu Umowy i otrzymaniu faktury pro-forma, w przeciwnym wypadku podwystawca traci prawo do udziału w stoisku regionalnym.

8. Finansowanie udziału w stoisku regionalnym możliwe jest również poprzez wzajemne umowy barterowe.

9. Gminy, organizacje lub jednostki będące członkami DOT, a nie wykupujące powierzchni wystawienniczej na targach priorytetowych mają prawo przekazać bezpłatnie na stoisko dolnośląskie do 5 kg własnych ogólnych materiałów promocyjnych, które będą kolportowane przez pracowników DOT. W tym przypadku nie ma możliwości przekazania materiałów innych podmiotów (np. obiektów noclegowych, czy biur podróży) nie będących członkami DOT.

10. Gminy, organizacje lub jednostki nie będące członkami DOT lub będące członkami wspierającymi mogą przekazać swe materiały na stoisko dolnośląskie za opłatą ( każdorazowo ustalaną dla poszczególnych targów ).

11. Wysokość opłaty będzie ustalana przez DOT w zależności od rangi targów, wielkości stoiska i ilości przekazywanych materiałów.

12. DOT może na mocy odrębnej umowy zlecić członkowi DOT organizację stoiska regionalnego.

III. ZASADY ORGANIZACYJNE

1. Zamówienie na powierzchnię wystawienniczą należy składać do organizatora stoiska regionalnego – DOT

2. Zamówienia na powierzchnię wystawienniczą przyjmowane są tylko od wystawców nie zalegających z opłatami za udział we wcześniejszych targach.

3. Rezygnacja z udziału w stoisku regionalnym powoduje naliczenie kar umownych określonych każdorazowo w umowie uczestnictwa.

4. W ramach stoiska regionalnego Dolnego Śląska podwystawca w ramach tzw. modułu:

- otrzymuje własną ladę wystawienniczą lub jej część w zależności od wielkości zakupionej powierzchni,

- ma prawo wysłać na targi swego przedstawiciela (1 osoba na każde 4 m² zakupionej powierzchni), który podporządkuje się regulaminowi stoiska i poleceniom koordynatora ustanowionego przez DOT,

- ma prawo korzystać bezpłatnie ze wspólnego zaplecza na stoisku,

- ma prawo umieścić napis nad swą ladą z nazwą gminy, organizacji lub jednostki w przypadku targów krajowych lub z nazwą regionu w przypadku targów zagranicznych z zastrzeżeniem postanowień wskazanych w Zasadach, o których mowa w ust. III. pkt 17,

- ma prawo, po konsultacji z DOT, powiesić na stoisku swój fotogram współgrający z całością wystroju stoiska z zastrzeżeniem postanowień wskazanych w Zasadach, o których mowa w ust. III. pkt 17,

- może skorzystać ze wspólnego transportu osób i materiałów organizowanego przez DOT.

5. Podwystawcy wysyłający na targi swego przedstawiciela pokrywają ze swych środków:

- koszty osobowe przedstawiciela (noclegi, diety, karty wstępów),

- koszt wpisu do katalogu,

- proporcjonalnie koszt transportu osób i materiałów, w przypadku korzystania z oferty DOT w tym zakresie,

- proporcjonalnie koszt artykułów spożywczych na stoisku, w przypadku korzystania z oferty DOT w tym zakresie,

- proporcjonalnie część ogólnego wystroju stoiska,

- ewentualne koszty koordynacji stoiska.

6. Uczestnicy stoiska regionalnego korzystają z przyjętego przez DOT wystroju z zastrzeżeniem postanowień wskazanych w Zasadach, o których mowa w ust. III. pkt 17. Umieszczanie na stoisku elementów wystroju nie przewidzianych w koncepcji plastycznej stoiska regionalnego nie uzgodnionych z DOT / np. napisy, plakaty, kalendarze, zdjęcia, banery, rolapy, potykacze, wystrój artystyczny, itd./ nie jest możliwe.

7. Wszelkie ewentualne zmiany w wystroju poszczególnych stoisk będą dokonywane tylko w uzasadnionych przypadkach, na podstawie indywidualnych decyzji DOT. Wystrój i koncepcja stoiska za każdym razem będzie konsultowana z zainteresowanymi stronami z odpowiednim wyprzedzeniem.

8. Wystawcy są zobowiązani zapewnić fachową obsługę własnych stoisk przez cały okres trwania targów. Pozostawienie stoisk bez obsługi przed zakończeniem imprezy spowoduje naliczenie przez DOT kary w wysokości 10% wartości umowy. Na ekspozycjach zagranicznych DOT, przygotowywanych we współpracy z POT obsługa stoiska winna władać biegle językiem kraju obowiązującym lub powszechnie znanym w danym kraju, w którym odbywa się dana impreza targowa oraz minimum językiem angielskim.

9. Na głównych ladach informacyjnych DOT mogą być dystrybuowane wyłączenie ogólne materiały zaakceptowane przez DOT.

10. Wpis do katalogu może otrzymać tylko formalnie zgłoszony wystawca.

11. Wystawcy są odpowiedzialni za zapewnienie wysokiego poziomu dystrybuowanych materiałów promocyjnych, w tym szczególnie w kwestii aktualności materiałów promocyjnych i ich dopasowania do charakteru imprezy targowej i rynku, na którym odbywa się ta impreza.

12. Wszystkie występy folklorystyczne, prezentacje twórców ludowych, konkursy itp. mogą mieć miejsce wyłącznie po uzgodnieniu z DOT. Na stoisku regionalnym obowiązuje zakaz palenia tytoniu.

13. DOT nie ponosi odpowiedzialności za wartościowe przedmioty pozostawione bez opieki na terenie stoiska podczas godzin otwarcia targów i poza godzinami.

14. Do przygotowania stoiska oraz nadzoru nad jego prawidłowym funkcjonowaniem DOT wyznacza każdorazowo koordynatora stoiska.

15. Pracę na stoisku i obsługę klientów regulować będzie grafik ustalony przez koordynatora stoiska.

16. Uczestnicy stoiska regionalnego zobowiązanie są do przestrzegania regulaminu stoiska i stosowania się do poleceń koordynatora stoiska.

17. Podwystawca zapraszający gości na wspólne stoisko zobowiązany jest do:

- wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z DOT i koordynatorem stoiska,

- pokrycia ewentualnych kosztów pobytu gościa na stoisku (np. karta wstępu, poczęstunek),

- podmiotowi nie posiadającemu własnego stoiska nie przysługuje prawo odbywania rozmów handlowych, a także prezentowania własnej oferty na stoisku.

18. Po konsultacjach i za zgodą DOT możliwe są odstępstwa od niniejszego Regulaminu.

19. W przypadku targów zagranicznych obowiązuje także na zasadach implementowania do niniejszego Regulaminu adekwatnych postanowień dodatkowych dokumentu: ZASADY UCZESTNICTWA W POLSKICH STOISKACH NARODOWYCH ORGANIZOWANYCH NA MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH TURYSTYCZNYCH I PRZEMYSŁU KONGRESOWEGO z 12.11.2007 r. ustalone przez Polską Organizację Turystyczną.

20. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 16.01.2008r.