Uchwała nr  25/15/06/05
Zarządu Dolnośląskiej Organizacji Turystycznej
z dnia 15.06.2005 r.

w sprawie przyjęcia Regulaminu uczestnictwa w imprezach plenerowych, promocjach w galeriach handlowych oraz na innych terenach wystawienniczych organizowanych przez Dolnośląską Organizację Turystyczną

Na podstawie § 23 ust. 1 Statutu Dolnośląskiej Organizacji Turystycznej oraz § 7 pkt. 4 Regulaminu Zarządu Stowarzyszenia Dolnośląska Organizacja Turystyczna uchwala się co następuje:
1. Przyjmuje się Regulamin uczestnictwa w imprezach plenerowych, promocjach w galeriach handlowych oraz na innych terenach wystawienniczych organizowanych przez Dolnośląską Organizację Turystyczną.
2. Regulamin stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.
3. Regulamin podlega publikacji na stronie internetowej Dolnośląskiej Organizacji Turystycznej www.dot.org.pl.
4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1
do Uchwały nr 25/15/06/05 Zarządu DOT
z dnia 15.06.2005r.

REGULAMIN
UCZESTNICTWA W IMPREZACH PLENEROWYCH, PROMOCJACH W GALERIACH HANDLOWYCH ORAZ NA INNYCH TERENACH WYSTAWIENNICZYCH ORGANIZOWANYCH PRZEZ DOLNOŚLĄSKĄ ORGANIZACJĘ TURYSTYCZNĄ
 
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Dolnośląska Organizacja Turystyczna (DOT) w ramach swych zadań statutowych organizuje imprezy plenerowe, promocje w galeriach handlowych oraz na innych terenach wystawienniczych w kraju i poza jego granicami, zwane dalej imprezami.

2. W imprezach mogą uczestniczyć następujące instytucje i jednostki gospodarcze z terenu Dolnego Śląska:

a) członkowie DOT,
b) Lokalne Organizacje Turystyczne w imieniu swych członków,
c) samorząd wojewódzki,
d) samorządy powiatowe i gminne, urzędy miast,
e) biura podróży i organizatorzy turystyki,
f) hotele i inna baza noclegowa,
g) przewoźnicy,
h) uzdrowiska,
i) zarządzane i zagospodarowane atrakcje turystyczne,
j) stowarzyszenia turystyczne,
k) związki i stowarzyszenia gmin nie będące Lokalnymi Organizacjami Turystycznymi,
l) inne jednostki związane z organizacją i obsługą turystyki przyjazdowej,
m) podmioty gospodarcze świadczące produktu i usługi ze sfery okołoturystycznej z regionu,
n) organizacje i instytucje promocji kultury z regionu.
o) organizacje i instytucje promocji sportu i rekreacji z regionu.

II. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE ORAZ WARUNKI  WSPÓŁFINANSOWANIA

1. Minimalna wielkość powierzchni wystawienniczej jaką można zamówić wynosi dla:

a) Lokalnych Organizacji Turystycznych i samorządu województwa – 6 m2,
b) samorządów powiatowych – 6 m2 ,
c) samorządów gmin i urzędów miast – 3 m2 ,
d) podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w turystyce – 3 m2,
e) związków i stowarzyszeń gmin nie będących Lokalnymi Organizacjami Turystycznymi    – 6m2,
f) stowarzyszeń turystycznych typu non-profit – 3 m2,
g) innych podmiotów – po uzgodnieniu z DOT, nie mniej jednak niż 3 m2.

2. DOT zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia minimalnej wielkości powierzchni wystawienniczej, w zależności od charakteru oraz warunków technicznych danej imprezy.
3. DOT zastrzega sobie możliwość nieodpłatnego przekazania powierzchni wystawienniczej w zależności od charakteru oraz warunków technicznych danej imprezy oraz w sytuacji pozyskania bezpłatnej powierzchni wystawienniczej w ramach odrębnych umów.
4. Podmiot, który wynajmuje od DOT powierzchnię wystawienniczą, nie ma prawa odsprzedawania ani udostępniania tej powierzchni innemu podmiotowi. Nie ma także prawa do eksponowania i dystrybuowania materiałów promocyjnych innych podmiotów.
5. Dolnośląska Organizacja Turystyczna podejmie starania w celu zdobycia środków na dofinansowanie organizacji imprez.
6. Uzyskane ze źródeł zewnętrznych środki na organizację imprez DOT przeznaczy w pierwszej kolejności na:

a) wynajęcie powierzchni wystawienniczej na danej imprezie,
b) organizację ogólnego stoiska promocyjnego na imprezie wg koncepcji DOT,
c) pokrycie kosztów obsługi ogólnej imprezy,
d) wyposażenie zaplecza technicznego oraz wynajęcia niezbędnego sprzętu audiowizualnego,
e) jednolity wystrój powierzchni wystawienniczej i wizualizacje towarzyszące,
f) opłatę elementów i powierzchni wspólnych wykorzystywanych w trakcie imprezy,
g) organizację konferencji prasowych i działań PR oraz reklamy imprezy w mediach.

7. Członkowie DOT będzie obciążani 10 % marżą, członkowie wspierający – 20 %, podmioty, nie będące członkami DOT – 30 %, w stosunku do ponoszonych kosztów wskazanych w pkt 6 i innych opłat bezpośrednich.
8. Warunkiem udziału w imprezie jest podpisanie umowy z DOT oraz wpłacenie zaliczki w wysokości minimum 49% całkowitego kosztu udziału najpóźniej 20 dni przed wyjazdem na daną imprezę. W przeciwnym wypadku podwystawca traci prawo do udziału w imprezie.
9. Finansowanie udziału w imprezie możliwe jest również poprzez wzajemne umowy barterowe.
10. Gminy, organizacje lub jednostki będące członkami DOT, a nie wykupujące powierzchni wystawienniczej na imprezach: plenerowych, promocjach w galeriach handlowych i na innych terenach wystawienniczych mają prawo przekazać bezpłatnie na ogólne stoisko do 5 kg własnych ogólnych materiałów promocyjnych, które będą kolportowane przez pracowników DOT. W tym przypadku nie ma możliwości przekazania materiałów innych podmiotów (np. obiektów noclegowych, czy biur podróży) nie będących członkami DOT.
11. DOT zastrzega sobie możliwość odpłatnego reklamowania podmiotów, o których mowa w pkt 2, nie wykupujących powierzchni wystawienniczej na imprezach wg odrębnie zawartych umów.
12. Gminy, organizacje lub jednostki nie będące członkami DOT lub będące członkami wspierającymi, mogą przekazać swe materiały na ogólne stoisko za opłatą każdorazowo ustalaną dla poszczególnych imprez.
13. Wysokość opłaty będzie ustalana przez DOT w zależności od rangi imprezy, wielkości ogólnego stoiska i ilości przekazywanych materiałów.
14. DOT może na mocy odrębnej umowy zlecić członkowi DOT organizację i obsługę imprezy.

III. ZASADY ORGANIZACYJNE

1. Zamówienia na powierzchnię wystawienniczą na danej imprezie przyjmowane są tylko od podmiotów, wskazanych w pkt 2, nie zalegających z opłatami za udział we wcześniejszych działaniach promocyjnych organizowanych przez DOT / m.in. targach /.
2. Rezygnacja z udziału w imprezie, po terminie wskazanym w ofercie z DOT d/t danej imprezy, powoduje naliczenie kar umownych określonych każdorazowo w umowie uczestnictwa w imprezie.
3. W ramach wykupionej powierzchni wystawienniczej oferowanej przez DOT podwystawca, w zależności od charakteru imprezy może otrzymać świadczenia, każdorazowo określone przez DOT, jak poniżej:

a) otrzymuje własną ladę wystawienniczą lub jej część w zależności od wielkości zakupionej powierzchni oraz warunków technicznych na imprezie, przy czym o lokalizacji decyduje DOT w porozumieniu z podwystawcą.
b) ma prawo wysłać na imprezę swego przedstawiciela (1 osoba na każde 3 m2 zakupionej powierzchni), który podporządkuje się regulaminowi imprezy i poleceniom koordynatora ustanowionego przez DOT,
c) ma prawo korzystać ze wspólnego zaplecza technicznego,
d) ma prawo umieścić napis nad swą ladą z nazwą w uzgodnionej z DOT formie graficznej,
e) ma prawo, po konsultacji z DOT, powiesić na stoisku swój fotogram współgrający z całością wystroju stoiska,
f) może skorzystać ze wspólnego transportu osób i materiałów organizowanego przez DOT.

2. Podwystawcy wysyłający na imprezy swego przedstawiciela pokrywają ze swych środków:

a) koszty osobowe przedstawiciela (noclegi, diety, karty wstępów),
b) koszty obowiązkowych wpisów do katalogu i innych materiałów informacyjno-promocyjnych,
c) proporcjonalnie koszt organizowanego przez DOT transportu osób i materiałów na imprezę,
d) proporcjonalnie koszt artykułów spożywczych na imprezie,
e) proporcjonalnie część ogólnego wystroju i wizualizacji towarzyszących oraz ewentualnego wynajęcia niezbędnego sprzętu audiwizualnego
f) ewentualne koszty koordynacji stoiska.

3. Uczestnicy, w zależności od charakteru i warunków technicznych imprezy, korzystają z przyjętego przez DOT wystroju. Wszelkie ewentualne zmiany w wystroju będą dokonywane tylko w uzasadnionych przypadkach, na podstawie indywidualnych decyzji DOT. Wystrój i koncepcja ekspozycji za każdym razem będzie konsultowana z zainteresowanymi stronami z odpowiednim wyprzedzeniem.
4. DOT zastrzega sobie również możliwość zatwierdzania wystroju ekspozycji promocyjnych podwystawców, przygotowywanych indywidualnie, w sytuacji udostępniania jedynie tzw. „pustej” powierzchni wystawienniczej.
5. Podwystawcy są zobowiązani zapewnić fachową obsługę własnych ekspozycji na imprezach przez cały okres ich trwania. Pozostawienie ekspozycji bez obsługi przed zakończeniem imprezy spowoduje naliczenie przez DOT kary w wysokości 10% wartości umowy.
6. Na głównych ladach informacyjnych DOT mogą być dystrybuowane wyłączenie ogólne materiały zaakceptowane przez DOT.
7. Wpis do katalogów i innych materiałów informacyjno-promocyjnych na imprezie może otrzymać tylko formalnie zgłoszony podwystawca.
8. Podwystawcy są odpowiedzialni za zapewnienie wysokiego poziomu dystrybuowanych materiałów promocyjnych.
9. Wszystkie występy folklorystyczne, prezentacje twórców ludowych, konkursy itp. mogą mieć miejsce wyłącznie po uzgodnieniu z DOT.
10. Do przygotowania imprezy oraz nadzoru nad jej prawidłowym przebiegiem DOT wyznacza każdorazowo koordynatora stoiska.
11. Uczestnicy imprezy zobowiązani są do przestrzegania regulaminu i stosowania się do poleceń koordynatora stoiska.
12. Podwystawca zapraszający gości na wspólne powierzchnie wystawiennicze zobowiązany jest do:

a) wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z DOT i koordynatorem stoiska,
b) pokrycia ewentualnych kosztów pobytu gościa na stoisku (np. karta wstępu, poczęstunek).

IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE